如何输入假期余额

这里是一份简短的指南，介绍如何将旧工资系统中的假期余额手动录入 **Crystal Payroll**。

进入 "Employee Settings"，然后点击 "Employee Details"。

从左侧选择第一位员工，然后在 "Other Details" 下打开 "Entitlement Given"。如果该员工是永久员工且工作满一年，则选择 *"Add"*。

"Date" 会自动设定为员工上一次年假周年纪念日。将 "Reason" 从 "Entitlement Annual Renew" 更改为 "History Transfer on Anniversary"。点击 *"Save"*。

如果员工有病假资格，并且已经工作超过六个月，请选择 *"Sick Leave"*。点击 *"Add"*。"Date" 会自动设定为员工上一次病假周年纪念日。将 "Reason" 从 "Entitlement Annual Renew" 更改为 "History Transfer on Anniversary"。如果员工还有剩余病假天数，请输入他们还有的 "Days"。可以忽略 "Hours" 字段或删除其中的小时数。点击 *"Save"*。

如果员工还有 Alternative Leave，可选择 *"Alternative Leave"*。点击 *"Add"*。将 "Date" 设为员工在 **Crystal Payroll** 中首次支付工资的第一个工资期的前一天。输入 "Days" 和（如适用）"Hours"。"Hours" 字段是可选的，但必须填写 "Days"。在 "Description" 中输入类似 *"History Transfer"* 的说明。点击 *"Save"*。

每位员工都需要这样操作。

请注意：你可以通过顶部菜单中的下拉菜单快速切换到下一个员工。

此时建议输入员工的工资历史。但这并非适用于所有情况。如果员工已经转移到一个已有运行记录的 **Crystal Payroll** 账户，并且已有工资期记录，那么无法录入历史数据。录入工资历史可能比较繁琐，因为需要逐行录入每位员工的工资记录。但理想情况下应该录入，这样系统才能准确计算员工的休假工资率并估算他们已累计的年假。

点击这里跳过此步骤。

你可以通过从 home 到 "Company Settings"，再到 "Payroll Settings" 来输入工资历史。打开 "Advanced Settings"。在 "Other Settings" 下选择 *"Input History"*。在此页面左侧选择工资期，然后选择员工录入该工资期的工资。如果想要加快此过程，只需录入当期工资的 Gross Ordinary、Conditional Income 及 Hours。

请注意：不能将所有历史数据录入到第一行。否则系统会过度计算他们的年假工资率，导致年假负债过高。这是因为系统无法识别每个工资期应排除的收入金额，因为没有按工资期拆分数据。

前往 "Report Centre"，"Accounting Analysis"，再到 "Holiday / Leave Liability"。将 "Date" 设定为员工在 **Crystal Payroll** 中开始支付工资的第一个工资期前一天。查看报告。此报告可用来查看员工在 **Crystal Payroll** 中累计的年假与旧系统中的年假之间的差异。

你有两种方式可以调整年假余额：

• 如果想根据小时调整员工的年假余额，只需计算旧系统与新系统之间小时数的差值。

• 如果想根据金额调整员工的年假余额，先计算金额差值，然后用金额除以他们的工资率。结果就是需要调整的小时数。

返回 "Employee Settings"，再到 "Employee Details"。从左侧选择第一位员工，然后在 "Other Details" 下打开 "Entitlement Given"。现在可以录入累计的年假余额和应得的年假余额。

从 "Employee Leave Entitlement Given" 菜单中选择 *"Annual Leave"*（如果尚未选择）。

将 "Date" 设为该员工在 **Crystal Payroll** 中首次支付工资的第一个工资期的前一天。如果要录入员工的应得年假，将 "Reason" 设为 "Special Adjustment"。如果要录入员工的累计年假，将 "Reason" 设为 "Special Adjustment for Accrued A/L"。输入你想要录入的 "Hours"。在 "Description" 中输入类似 *"History Transfer"* 的说明。点击 *"Save"*。

如果不确定他们的累计年假小时数，但有一个金额，可以用该金额除以工资率来计算累计年假小时。如果连金额也没有，请联系支持团队寻求帮助。

如果员工已工作超过一年，这里应该有三行记录，除非他们已用光所有应得年假。如果员工工作未满一年，这里应只有一行累计年假记录；如果他们已预支年假并需要录入负的应得年假余额，则应有两行记录。